Mis en avant

Nouvelle fonctionnalité: l’espace client

Grâce aux vitrine Web, bénéficiez maintenant d’un espace client pour collaborer directement avec vos clients.

En autorisant un accès à cet espace client, vos clients pourront:

  • Consulter le calendrier des missions et suivre l’avancement de leurs missions
  • Ajouter et consulter des fichiers dans une mission

La notion d’extranet ou espace client n’est pas nouvelle, mais il est regrettable aujourd’hui de constater que seulement 25% des experts-comptables disposent d’un site web, et qu’une infime partie offre un espace client.

Avec Exdone, notre mission est d’enlever point par point les causes de retards d’une mission, qui mènent au mécontentement du client, la frustration du collaborateur et le burn-out de l’expert-comptable.

Le coeur de l’outil est évidemment l’amélioration de la collaboration. Avec l’espace client cependant, nous voulons diminuer le temps que peut prendre un client à fournir un document essentiel et le catégoriser immédiatement.

En activant votre vitrine web, le lien vers l’espace client sera visible en rouge dans la barre de navigation

Et vous ? Combien de dossiers de missions avez-vous vu trainer à cause d’une pièce non remise à temps ? Faites-nous part de vos anecdotes en commentaire !

L’équipe Exdone

Mis en avant

Nouvelle fonctionnalité : Les listes de contrôle

Automatiser les tâches de révision

Cet été a été une période riche en développement. Parmi les améliorations que nous avons pu apporter, celle-ci est de loin celle qui aura le plus d’impact et répondra à une des objections les plus évoquées lorsque nous allons à la rencontre des experts-comptables: comment gérer automatiquement les tâches de révision et supervision.

Pour répondre à cela, nous avons ajouté la fonctionnalité de listes de contrôle.

Auparavant, le suivi de la tenue, de la révision et de la supervision étaient fait manuellement, et sortaient du workflow principal de gestion des tâches. Maintenant, l’utilisateur a la possibilité de créer une liste de contrôle par type de mission (comptable, fiscale, ..) et définir en amont des tâches récurrentes ou ponctuelle.

Dans la fiche de mission apparaissent maintenant les tâches des listes de contrôle, ainsi qu’un suivi de l’avancement automatique par liste de contrôle et par mois.

De plus, nous avons ajouté un nouveau rapport d’avancement, disponible à l’administrateur, qui lui permet de voir pour chaque mission:

  • l’avancement par liste de contrôle (eg: les révisions de 2019)
  • l’avancement global d’une mission

Afin de développer cette fonctionnalité, nous avons dû rendre les types de missions dynamiques. En d’autre termes, l’utilisateur a également la possibilité de créer un type de mission en plus des types de missions par defauts (comptable, fiscal, social, …)

Nous pensons que cela aura un gros impact de productivité auprès de nos utilisateurs et assurera plus de flexibilité aux cabinets pour leur organisations.

L’équipe Exdone

Le Markéting de l’expert-comptable

Aujourd’hui, les experts-comptables bénéficient d’une présence en ligne de facto grâce à l’annuaire de l’Ordre des Experts-Comptables. Cet annuaire aujourd’hui fournit l’adresse et le numéro de téléphone. Cependant, le client cherchant un expert-comptable dans sa région cherchera-t-il directement sur Google ou ira-t-il sur cet annuaire? Et si toutefois l’expert-comptable sort parmi les recherches Google, il sera relayé au second rang par rapport à un expert-comptable ayant une meilleur présence en ligne.

Pourquoi créer une présence en ligne?

Un cabinet d’expertise comptable est une entreprise qui doit générer des revenus. Etant une société de services ayant des contrats annuels, il est exposé à la fois aux problématiques de rétention du client et d’acquisition du client.

Si la rétention du client s’obtient principalement par la qualité du service fourni et une réalisation dans les temps, l’acquisition du client, elle, se fait soit par notoriété (le bouche à oreille), soit par de l’inbound markéting. L’expert-comptable doit assurer sa visibilité pour espérer attirer une nouvelle clientèle.

Comment créer sa présence en ligne ?

Il existe plusieurs media où l’expert-comptable peut s’exposer, chacun ayant une fonction différente.

Le site web

Le site web est l’identité principal du cabinet. De part le design, le logo, les images présentes, il véhicule l’image du cabinet. Un site web à jour, avec un design moderne, démontre que le cabinet est à jour, suit l’évolution du monde qui l’entoure, s’adapte au changement.

Exemple: le cabinet Wagner associés

Linkedin

Linkedin est axé sur le réseautage. Une simple page Linkedin peut être crée pour véhiculer du contenu à forte valeur ajoutée, ou tout simplement des annonces importantes du cabinet. De même, les collaborateurs, de part leur présence sur le réseau, sont également garant de l’image du cabinet sur le réseau.

Instagram

Moins pertinent que Linkedin et une page web, Instagram permet de montrer le côté humain d’un cabinet au travers de photographies du quotidien: événements, rencontres importants, l’équipe et de beaux sourires. Une cabinet qui montre un esprit d’équipe est bien plus convainquant qu’un regroupement de collaborateurs faisant grises mines.

Exemple: Le cabinet expertise du cotentin, qui mélange parfaitement humain, expertise et actualités.

Twitter

Bienvenue dans l’agora où chacun à la parole, où les opinions fusent, et où la notoriété se construit 140 caractères à la fois. Pour l’expert-comptable, il n’est pas question de s’étaler sur des questions politiques faisant polémiques, mais de réagir à l’actualité de la profession, interagir avec les confrères, créer du lien avec les clients potentiels.

Suivez le hashtag #ExpertsComptables

Contenu versus Contenu

Dans la pratique, il y a contenu et contenu. On voit proliférer sur les sites d’experts-comptables du contenu acheté, des actualités de la profession. Cela n’est pas suffisant. Si cela permet d’avoir le cabinet référencé sur une question précise sur les moteurs de recherche, il est vide d’identité et n’engagera pas le lecteur de sa région. Il y a contenu et contenu.

Un contenu de qualité et personnel au cabinet aura un impact plus fort. Le cabinet deviendra mémorable dans l’esprit du lecteur et non un simple média relayeur d’informations sans grand intéret pour lui.

Très peu de cabinets tentent une approche thématique:
– le commerce du coin
– l’agriculeur de la région
– le startuppeur
– …

Des thématiques engageantes en lien avec les services forts et la clientèle cible du cabinet. Pour cela, rien de mieux qu’un blog. Démontrer l’expertise par le contenu est une outil pratique pour lutter contre la concurrence des solutions tout numérique.

Au delà de l’approche thématique, le cabinet peut aussi communiquer sur les nouveaux recrutements, les difficultés rencontrées par les collaborateurs, les succès, la présence du cabinet dans l’actualité de la région, … .

Notre pierre à l’édifice

Avec Exdone, nous proposons à l’expert-comptable de disposer d’une page web, associable à un nom de domaine, pour communiquer les services offers par le cabinets, horaires d’ouverture, les offres d’emplois (Exemple de vitrine web avec notre outil). Nous allons prochainement offrir un espace client pour faciliter le dépôt de fichier pour une mission donnée et une consultation des calendriers des missions.

Outre notre solution, le cabinet peut également un simple site/blog avec WordPress.com et choisir un thème à l’image du cabinet, l’important étant de commencer à construire et entretenir une identité digitale qui profitera sur le long terme au cabinet.

Alors sortez les claviers, et rendez-vous sur le web!


Photo by Elena Koycheva on Unsplash

L’intelligence artificielle et les experts-comptables

S’il y a un sujet qui fait le buzz aujourd’hui, c’est bien l’intelligence artificielle.
Tout récemment, la ville de Montréal a réussi à devenir un pôle mondial en rassemblent des chercheurs et en investissant dans des entreprises spécialisées dans le domaine.

Qu’est-ce que l’intelligence artificielle ?

Un programme informatique est fait d’algorithmes. Un algorightme est un logique structurée (ou déterministe) avec des conditions, et des structures de données. Exemple:
« Si la tâche de la mission du client X n’est pas faite avant telle date, alors la mission sera marquée ‘En retard' ».

Le terme intelligence artificielle rassemble plusieurs disciplines: le machine learning, les réseaux de neurones, le deep learning entre autres.

Le point commun avec ces « méthodes » est leur matière première: la donnée, ou la « data » en anglais. De façon brute, les données ne servent qu’à être utilisée par des applications.
Avec les réseaux de neurones, on cherche un résultat à partir de la donnée. On apprend au système à reconnaitre la solution à un problème, et une fois autonome, il permet de prédire le résultat au même problème, mais avec des données différentes. Autrement dit, une fois que l’on sait déchiffrer une phrase, on peut déchiffrer un livre.

Le machine learning, quant à lui, permet de mettre en évidence des groupes de données ayant des points communs entre eux. On appelle cela de la classification. Quand on veut puiser des informations sur les données, on utilise cette méthode.
Cela permet de catégoriser des ensemble de données. On peut imaginer une segmentation par volume de donnée, fréquence de saisie, relations entre le montant et la description, etc.

Les données permettent de mettre en évidence des modèles, des « patterns », qui exploitées à bon escient, permettent de prédire le futur ou de déterminer la probabilité d’une action.

Cas d’utilisation

Dans le cas des experts-comptables qui utilisent des applications dont la donnée principale provient de saisies comptables, on peut imaginer différentes applications:

  • déterminer des probabilités d’erreur dans une saisie
  • scanner et réduire les erreurs de « lecture » des factures
  • déterminer et reporter des erreurs potentielles dans des saisies
  • détecter des fraudes potentielles

Tout ceci est intéressant pour le client, mais on peut tout aussi bien imaginer des applications pouvant aider directement le métier. Dans le cas d’Exdone, qui est une application visant à aider le métier dans sa gestion, on peut imaginer des modules de prédiction de charge de travail, en fonction de la tenue d’avancement: « Avec mon rythme actuel, ma charge de travail et comment se sont déroulées les periodes fiscales précédentes, comment pourrait se passer le mois à venir? »

Nous vous avons donc présenté quelques possibilités de l’intelligence artificielle, et comme vous le voyez, la seule limitation à son application est l’imagination et la quantité de données à disposition. Crédit photo: Hitesh Choudhary – Unsplash

La transition numérique des experts-comptables

On parle de plus en plus de la transformation numérique du métier d’expert-comptable. À vrai dire, bien que ce métier utilise depuis longtemps des outils numériques au quotidien, il s’agit en réalité de favoriser des outils en ligne, permettant une collaboration plus fluide, la réduction du temps de saisie et le faire avancer vers du conseil, de l’optimisation et s’ouvrir à d’autres possibles.

Un outil de collaboration en ligne

Avoir un outil en ligne permet à chaque collaborateur d’avoir accès à l’information et son historique. Les données étant sauvegardées dans le cloud, cela permet que toute l’information soit disponible en temps réel, et de limiter les risques de perte de données en cas d’incendie, d’innondation ou tout autre risque qui pourrait endommager les serveurs hébergés physiquement dans le cabinet.

Une meilleure collaboration permet de passer le cap difficile des périodes fiscales plus sereinement.

L’option télétravail

Accéder aux informations du cabinet à distance a plusieurs avantages. Prenons le cas d’une collaboratrice enceinte. Étant dans le secteur privé, le délai du congé de maternité prénatal est de 6 semaines. Cependant, toutes les grossesses ne se ressemblent pas et il peut parfois être souhaitable d’alléger le temps et les conditions de travail.

Un autre cas pourrait être simplement d’offrir la possibilité de faire du télétravail en semaine, de façon régulière pour balancer vie professionnelle et vie privée.

Intégration d’un collaborateur

L’ajout d’un collaborateur avec un outil en ligne se fait en un clic. C’est une commodité quand par exemple il faut intégrer un stagiaire ou lui révoquer l’accès aux données.
De même, il n’est pas rare de voir proposer des restrictions sur les données accessibles quand il existe un risque. Exdone par exemple permet de définir la liste des clients visibles par un collaborateur.

Miser à nouveau sur la confiance

De nombreux cabinets optent pour cacher des informations à leurs collaborateurs. Cela a pour effet pervers de cantonner le collaborateur à un poste de saisie ou à une valeur ajoutée limitée alors qu’il pourrait apporter bien plus au cabinet.

Offrir plus de visibilité et de responsabilité au collaborateur, c’est lui offrir la possibilité d’accroître ses compétences professionnelles. Tout le monde y gagne.

Une expansion du métier d’expert-comptable

Le cabinet étant déchargé des tâches de coordination de la collaboration au sein du cabinet. L’avenir du métier est donc de revenir vers son coeur de métier : le conseil, la recherche d’optimisation fiscales, l’accompagnement. Photo de rawpixel.com sur Unsplash